Région Atlantique English version

Pourquoi préférer la location de voitures aux IK ?

De nombreuses entreprises ont recours aux indemnités kilométriques pour rembourser les déplacements de leurs collaborateurs. Si ce choix est souvent justifié dans le cas de déplacements limités, il l’est beaucoup moins dès lors que les trajets sont réguliers. Au contraire, la location offre des avantages en termes de budget, d’environnement, d’image et de fonctionnement.

Les indemnités kilométriques, comment ça marche ?

Les entreprises, ayant opté pour l’indemnisation kilométrique (IK), versent une indemnité financière aux salariés qui utilisent leur véhicule personnel pour le travail. Le calcul de la somme à rembourser s’effectue selon un barème établi chaque année par l’administration fiscale et qui prend en compte 3 critères : le kilométrage remboursé sur l’année, la puissance fiscale du véhicule et le moyen de transport utilisé (voiture, scooter…).

Le traitement administratif des IK est chronophage

  • Le collaborateur doit rassembler les justificatifs, calculer la note de frais et la formaliser, avant de la transmettre à la comptabilité de l’entreprise.
  • L’entreprise doit contrôler la note de frais, corriger les éventuelles erreurs, rechercher les justificatifs manquants avant de la mettre en paiement.

Le saviez-vous ?

  • 20 minutes et 53 euros, ce sont le temps et le coût de traitement moyens d’une note de frais, selon une étude menée conjointement par HRS et la fondation GBTA, auprès de 500 acheteurs voyages du monde entier.
  • 1 note de frais sur 5 comporte des erreurs, ce qui induit un temps et un coût supplémentaires de 18 minutes et de 48 euros par note de frais corrigée.

Le calcul des IK est compliqué 

Le barème fiscal ne s'applique pas par trajet, mais en regardant la distance totale parcourue depuis le début d'année. En effet, au-delà du seuil de 5 000 km, une somme forfaitaire doit être versée au collaborateur pour compenser la baisse du taux de remboursement kilométrique.  

Les IK ne garantissent pas toujours la sécurité du salarié

L’entreprise ne maîtrise pas l'état du véhicule personnel du salarié et donc son niveau de sécurité. Or, l’employeur a une responsabilité en la matière vis-à-vis de ses collaborateurs : il doit leur mettre à disposition des moyens sécurisés pour se déplacer à titre professionnel. En cas de sinistre, la responsabilité de l’entreprise peut donc être engagée. Les collaborateurs, pour leur part, répugnent de plus en plus à utiliser leur véhicule personnel qui sera mal indemnisé en cas d’accident.

Les 7 avantages de la location

Face aux indemnités kilométriques, la location a des arguments à faire valoir.

  1. La location est plus économique que les IK au-delà de 60 km par jour.
  2. La location permet de mieux maîtriser son budget grâce à des tarifs connus à l’avance, alors que les kilomètres facturés sous forme de remboursement de frais peuvent être difficiles à estimer.
  3. La location décharge l’entreprise des contraintes liées à la possession d’un véhicule : gestion, entretien, réparations... Ce qui permet aux professionnels d’économiser du temps pour se concentrer sur leur cœur de métier.
  4. La location est plus écologique
    Récents et bien entretenus les véhicules de location rejettent moins de gaz à effet de serre dans l’atmosphère que les véhicules, potentiellement plus anciens, des collaborateurs. Par ailleurs, la plupart des loueurs ont intégré dans leur flotte des véhicules hybrides et 100 % électriques, qui s’inscrivent dans les politiques RSE des entreprises, contribuent à améliorer leur bilan carbone et répondent aux préoccupations environnementales des collaborateurs.
  5. La location favorise la sécurité des collaborateurs en diminuant les risques d’accidents. En effet, les véhicules de location sont récents, régulièrement révisés, contrôlés et répondant aux normes de sécurités en vigueur.
  6. La location permet de contrôler l’image de l’entreprise. Souvent plus récents, mieux entretenus et moins polluants que les véhicules des salariés, les véhicules de location donnent une meilleure image de l’entreprise et contribuent à la marque employeur.
  7. La location, c’est plus de conseil et de service. Les loueurs sont des professionnels de la mobilité. Ils ont l’expertise pour analyser les besoins de leurs clients pour leur proposer une offre adaptée. En cas de panne ou de sinistre, ils peuvent trouver un véhicule de remplacement pour assurer la continuité de votre activité, 

Souple, économique et écologique, la location représente une alternative pertinente aux indemnités kilométriques pour de nombreuses entreprises.

Articles recommandés