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Pourquoi les indemnités kilométriques sont has been ?

Beaucoup d’entreprises ont recours aux indemnités kilométriques pour rembourser les déplacements de leurs collaborateurs. Pourtant cette solution ne présente pas que des avantages. Chronophage, peu écologique, souvent coûteuse…, elle mérite d’être mise en concurrence avec la location de courte durée.

Alexis Soret
Publié le 29 janvier 2019
par Alexis Soret

Comment fonctionnent les indemnités kilométriques ?

Les entreprises, ayant opté pour l’indemnisation kilométrique (IK), versent une indemnité financière aux salariés qui utilisent leur véhicule personnel pour le travail.

Le calcul de la somme à rembourser s’effectue selon un barème établi chaque année par l’administration fiscale qui prend en compte 3 critères :

  • Le kilométrage remboursé sur l’année.
  • La puissance fiscale du véhicule.
  • Le moyen de transport utilisé (voiture, scooter…).

La gestion des indemnités kilométriques est lourde et chronophage

  • Pour le collaborateur, qui doit rassembler les justificatifs, calculer la note de frais et la formaliser, avant de la transmettre à la comptabilité de l’entreprise.
  • Pour l’entreprise, dont le service comptabilité doit contrôler la note de frais, corriger les éventuelles erreurs, rechercher les justificatifs manquants avant de la mettre en paiement.

Le calcul des indemnités kilométriques est complexe

Le barème fiscal ne s'applique pas par trajet, mais en regardant la distance totale parcourue depuis le début d'année. En effet, au-delà du seuil de 5 000 km, une somme forfaitaire (ex : 1 188 € pour un véhicule de 5 CV) doit être versée au collaborateur pour compenser la baisse du taux de remboursement kilométrique.

Le saviez-vous ?

Selon une étude réalisée par HRS et la fondation GBTA auprès de 533 responsables Déplacements, employés par diverses entreprises du monde entier, le temps global estimé d'une note de frais est de 20 minutes et revient à 53€. Un coût non négligeable ...

Le recours aux indemnités kilométriques comporte des coûts cachés

Outre les coûts de traitement administratif de la note de frais, l’indemnisation kilométrique suppose que le collaborateur souscrive un complément d'assurance pour son véhicule, à partir du moment où il l’utilise à titre professionnel. En effet, un contrat d’assurance classique ne couvre que les usages privés, et l’assureur peut refuser l’indemnisation en cas d’accident lors d’un déplacement professionnel si cet usage n’a pas été assuré.

Le recours aux indemnités kilométriques n'est pas écologique

L’utilisation de cette méthode de remboursement implique que le collaborateur est contraint par l’entreprise de venir au bureau avec son véhicule personnel alors qu'il pourrait venir en transports en commun ou en covoiturage.

Les indemnités kilométriques ne garantissent ni la sécurité du véhicule, ni l’image de l’entreprise

Dans la configuration des indemnités kilométriques, l’entreprise ne maîtrise pas l'état du véhicule personnel du salarié et son niveau de sécurité. Or, l’employeur a une responsabilité quant à la sécurité de ses collaborateurs : il doit leur mettre à disposition des moyens sécurisés pour se déplacer à titre professionnel. En cas de sinistre, la responsabilité de l’entreprise peut donc être engagée.

Pour les mêmes raisons, l’image de l’entreprise transmise par les véhicules de ses salariés n’est pas maîtrisée.

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Voici 5 bonnes raisons de tester notre solution.

1. La location de courte durée, c’est plus économique que les indemnités kilométriques

Compte-tenu des coûts de gestion qu’elles induisent, la location de courte durée est plus rentable que les IK au-delà de 60 km par jour.

2. La location de courte durée, c’est plus de sérénité pour le dirigeant et ses collaborateurs

La réservation est réalisée très simplement soit en ligne soit directement auprès de l’agence. Les formalités au comptoir sont réduites pour tous nos clients en compte.

De plus, Europcar Atlantique assure la livraison et la reprise des véhicules de location à votre entreprise depuis ses 60 agences réparties dans l’Ouest.

3. La location de courte durée, c’est plus de sécurité pour les conducteurs

Europcar Atlantique dispose d’un parc de 7 000 véhicules, récents, répondant aux normes de sécurités en vigueur, régulièrement révisés et contrôlés. Ce qui favorise la sécurité des collaborateurs en diminuant les risques d’accidents.

4. La location de courte durée, c’est plus écologique

  • Récents et bien entretenus les véhicules en location de courte durée rejettent moins de gaz à effet de serre dans l’atmosphère que les véhicules, potentiellement plus anciens, des collaborateurs.
  • Par ailleurs, les collaborateurs ne sont plus obligés de venir à l’entreprise avec leur véhicule. Ils ont la possibilité d’emprunter des modes de transport doux (marché à pied, vélo, transports en commun…) pour effectuer le trajet domicile travail.

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